PRODUCCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS


1. NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

Para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia, es necesario establecer pautas que hagan efecto su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública.

LEY 80 DE 1989
Señala las funciones del Archivo General de la nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su acuerdo 07 de 29 de junio de 1994; adopta el reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.

LEY 594 DE 2000
Tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, por intermedio del Archivo General de la nación.

LEY 527 DE 1999
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación. Que el gobierno nacional a diseñado la agenda de conectividad, como una política de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia, y con ellos aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la directiva presidencial No 02 de 2000.

DECRETO 2150 DE 1995
Suprime y regula procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración pública. Que la planeación, programación, organización, dirección, y avance de las entidades se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060 DEL 2001

ART3:Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada, los servicios de recepción, radicación, y distribución contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los Archivos de gestión centrales e históricos. Cuando existan regiones deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a sus necesidades, si centralizan en cada una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidades de correspondencia. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitados y de los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones de carácter oficial.

2. NORMAS TÉCNICAS QUE MARCAN LAS PAUTAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

NTC 3369: Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva, solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubeta que guarda y protege un documento para su entrega o envió.
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubeta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envió y de una entrega segura.

NTC 3393: Esta norma esta sujeta a ser actualizada permanentemente, la comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

NTC 3394: La elaboración de actas administrativas nos permiten conocer la realización de actas, ya que es de gran importancia en las empresas y del trato de información, ya que en este se muestra todo lo sucedido lo mencionado y acordado dentro de las reuniones que se realizan en las empresas.

NTC 3588: La elaboración de informes administrativos nos ayudan a saber como se realiza un informe correctamente , este es de gran importancia en la unidad de correspondencia ya que describen cualquier actividad que sea de carácter administrativo.

NTC 3397: El memorando es el comunicado de carácter interno destinado a trasmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilicen la gestión empresarial. Trátese de dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

NTC 4176: La elaboración de certificaciones y constancias nos permiten identificar que se pide en determinados casos, el certificado y la constancia tiene la misma valides y de gran importancia dentro de la documentación que se maneja en cada empresa.








3. MAPA CONCEPTUAL DE NORMAS LEGABLES:






4. MAPA CONCEPTUAL DE NORMAS TECNICAS:




5. ELEMENTOS ÚTILES NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBIDO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS:

• Esferos
• Lápices
• Marcadores
• Perforadoras
• Cosedoras
• Sobre manila
• Ganchos para cosedora
• Regla
• A Z Tamaño oficio
• Huellero
• Computador
• Impresora
• Fax
• Archivador
• Tijeras
• Borrador
• Fotocopias
• Teléfono.